많은 사람들이 Notion, Todoist, Slack 같은 생산성 앱을 무료로 사용하며 업무 효율을 높이고 있습니다. 하지만 어느 순간, 무료로는 부족하다는 느낌이 들 때가 있습니다. 이 글에서는 각 앱을 사용하면서 어떤 상황에서 유료 플랜으로 넘어가야 하는지, 그 기준과 판단법을 알려드립니다.
1. Notion – 협업이 복잡해질 때가 전환 시점
- 무료 플랜 한계: - 최대 10명까지의 게스트 공유 - 히스토리 기능 미제공 - 권한 설정은 단순 공유 수준
- 유료 전환 기준: 팀원 수가 많아지고, 공동 문서 관리 + 변경 이력 확인이 필요하거나 역할 기반 접근 권한 설정이 필요한 경우
- 추천 유료 시점: 팀 규모가 5명 이상 & 업무 문서가 많아질 때
2. Todoist – 프로젝트 수와 알림이 걸림돌일 때
- 무료 플랜 한계: - 프로젝트 5개 제한 - 리마인더 기능 없음 - 라벨/필터 기능 제한
- 유료 전환 기준: 업무를 클라이언트별/카테고리별로 나누고 싶을 때 일정 알림이 꼭 필요한 경우 라벨로 할 일을 분류해 효율적으로 관리하고 싶을 때
- 추천 유료 시점: 프로젝트가 5개 이상이거나, 마감일 알림이 필수인 업무
3. Slack – 대화량이 많아지고 검색이 중요해질 때
- 무료 플랜 한계: - 메시지 90일까지만 검색 가능 - 외부 앱 연동 수 제한 - 비디오 통화 및 공유 기능 제한
- 유료 전환 기준: 과거 대화 기록을 자주 검색하거나, 다양한 SaaS 앱과 연동해야 하며 화면 공유 등 원격 협업 기능이 중요할 때
- 추천 유료 시점: 슬랙으로 실질적인 업무 커뮤니케이션을 하고 있는 팀
유료로 전환해도 아깝지 않은 3가지 상황
- 1. 팀 기반 협업이 잦아지고 책임이 분산될 때 → 권한 제어, 기록 관리, 일정 알림 등이 중요해짐
- 2. 자동화 또는 반복 작업 처리 기능이 필요한 경우 → 슬랙의 봇, 투두이스트 필터 자동화 등은 유료 전용
- 3. 작업 실패가 곧 손실로 이어지는 환경 → 실수 방지와 백업 기능 확보를 위한 투자
결론: 무료로 시작, 필요할 때 정확하게 전환하자
모든 앱을 유료로 사용할 필요는 없습니다. 하지만 사용 목적이 협업, 확장, 정밀 관리로 이동할수록 유료 기능의 가치는 커집니다.
무료로 충분한 사람: 개인 프로젝트 중심, 협업이 거의 없음, 할 일/문서 위주로 단순 사용
유료가 효율적인 사람: 팀 리더, 프리랜서 클라이언트 다수, 실시간 협업이 필수인 조직
마무리하며
생산성 툴은 처음엔 무료로 충분합니다. 하지만 업무 방식이 바뀌고, 책임이 커질수록 더 나은 기능이 필요해지죠. 오늘 소개한 기준을 참고해, 자신에게 딱 맞는 시점에 유료로 전환해 보세요. 투자 대비 효과가 확실한 툴이라면, 유료가 오히려 ‘절약’이 될 수 있습니다.