이 글을 시작하며
협업 툴을 고를 때 가장 먼저 떠오르는 건 역시 비용입니다. 저 역시 스타트업 프로젝트에 참여하면서 “굳이 돈을 내지 않고 무료 툴만 써도 충분하지 않을까?”라는 생각으로 시작했습니다. 그래서 Notion Free, Trello Free, Google Drive Free, Slack Free 같은 무료 툴만 활용해 2주 동안 실제 팀 프로젝트를 진행해 보았습니다. 처음에는 “오, 생각보다 괜찮네?”라는 느낌이었지만, 시간이 지나면서 불편한 점들이 하나둘 드러났습니다. 이번 글에서는 제가 직접 써본 경험을 바탕으로 무료 툴의 장단점과 느낀 점을 솔직하게 공유해 보겠습니다.
1. Notion Free – 페이지 제한은 없지만 협업 기능 부족
Notion 무료 버전은 페이지를 무제한으로 만들 수 있다는 점이 정말 매력적이었습니다. 개인 메모, 회의록 정리 등에는 전혀 문제가 없었죠. 하지만 버전 관리가 되지 않다 보니 실수로 내용을 지우면 돌이킬 수 없었고, 게스트 초대 제한도 있어서 팀 단위 협업에는 답답했습니다. 특히 여러 명이 동시에 수정하다가 내용이 꼬이는 경우가 잦았는데, 그럴 때마다 “아, 이건 유료면 해결되겠구나”라는 생각이 들었습니다.
2. Trello Free – 단순 보드 관리의 한계
Trello 무료 버전은
할 일 → 진행 중 → 완료
단계를 직관적으로 볼 수 있다는 점에서 매우 편리했습니다. 하지만 Power-Ups(확장 기능)이 제한적이라 구글 캘린더와 자동 연동을 할 수 없었습니다. 그래서 일정을 다시 캘린더에 수동 입력해야 했는데, 이런 이중 작업이 쌓이다 보니 팀원들이 점점 Trello 사용을 꺼리더군요. 결국 단순 보드 이상의 기능이 필요하다면 무료 버전은 한계가 분명했습니다.
3. Google Drive Free – 빠르게 다가오는 용량 압박
구글 드라이브 무료 용량은 15GB. 처음엔 여유롭다고 생각했지만, PDF 보고서, 디자인 시안, 영상 파일을 올리다 보니 불과 2주 만에 절반 이상을 써버렸습니다. 특히 영상 파일은 용량을 순식간에 잡아먹었죠. 그래서 팀원들이 각자 다른 클라우드에 분산 저장해야 했는데, 그러다 보니 “최종 버전이 어디 있지?”를 찾는 데만 한참 걸렸습니다. 효율성이 크게 떨어졌습니다.
4. Slack Free – 메시지 90일 제한의 불편함
Slack 무료 버전은 메시지 검색이 90일까지만 가능했습니다. 프로젝트 초반엔 별로 불편하지 않았지만, 두 번째 주쯤 되자 예전 대화 기록이 사라져 확인할 수 없었습니다. 결국 중요한 내용은 따로 Notion에 옮겨 적어야 했는데, 이중 기록을 하면서 “도구가 나를 돕는 게 아니라 내가 도구를 맞추고 있네”라는 생각이 들었습니다.
5. 무료 툴 조합의 가장 큰 문제: 연결되지 않는 흐름
무료 툴을 여러 개 조합해 쓰다 보니 툴과 툴이 유기적으로 연결되지 않는다는 점이 가장 불편했습니다. 예를 들어, Trello 일정이 자동으로 구글 캘린더에 반영되지 않았고, Slack에서 공유한 파일이 Drive에 정리되지 않았습니다. 결국 모든 걸 사람이 직접 옮겨야 하는 구조였습니다. 자동화와 연동이 안 되는 건 단기적으로는 괜찮지만, 장기 프로젝트에는 너무 비효율적이었습니다.
무료 툴만 써보고 느낀 장점
- 비용 부담이 전혀 없음
- 입문자가 사용하기 쉽고 접근성이 좋음
- 단기 프로젝트나 개인 작업에는 충분히 활용 가능
무료 툴만 써보고 느낀 단점
- 팀 단위 협업 기능 부족
- 파일 저장 용량과 버전 관리에 한계
- 툴 간 연동이 없어 수동 관리 필요
- 장기 프로젝트에는 비효율적
결론: 무료 툴은 ‘단기 프로젝트’까지만
2주 동안 직접 경험해 보니 무료 툴은 개인 작업이나 단기 프로젝트에는 충분했습니다. 하지만 장기적이고 팀 단위의 협업에는 여러 한계가 분명했습니다. 특히 연동과 자동화의 부재는 시간을 오히려 더 쓰게 만들었고, 결과적으로 효율성을 떨어뜨렸습니다. 따라서 무료 툴은 스타트업 초반이나 파일이 적은 소규모 프로젝트에서는 최적이지만, 팀워크와 장기 운영이 중요한 환경에서는 적절한 시점에 유료 전환을 고려해야 한다는 결론을 내렸습니다.
자주 묻는 질문 (Q&A)
Q1. 무료 툴만 써도 스타트업 운영이 가능할까요?
단기적으로는 가능합니다. 하지만 프로젝트가 길어지거나 데이터가 많아지면 한계가 빠르게 드러납니다.
Q2. 무료 툴 조합으로 가장 불편했던 점은?
툴 간 자동 연동이 안 돼 모든 걸 직접 옮겨야 했던 점입니다. 이 때문에 이중 작업이 많아졌습니다.
Q3. 유료 전환은 언제가 적절할까요?
팀원이 늘어나거나 프로젝트 기간이 3개월 이상으로 길어질 때, 그리고 파일 공유량이 많아질 때가 전환 시점이라고 생각합니다.
마무리
무료 툴은 협업의 좋은 시작점입니다. 하지만 실제 경험을 통해 느낀 건, 일정 규모 이상이 되면 결국 유료 전환이 불가피하다는 사실이었습니다. 개인이나 소규모 프로젝트라면 부담 없이 무료 툴을 활용하되, 장기적 협업과 효율성을 생각한다면 적절한 시점에서 유료 플랜을 도입하는 게 훨씬 현명합니다.