요즘 대부분의 업무 툴은 무료로 시작할 수 있지만, 사용하다 보면 어느 순간 '이 기능은 유료에서만 됩니다'라는 문구를 보게 되죠. 그렇다면 이 유료 기능들, 과연 정말로 필요한 것일까요? 이번 글에서는 대표적인 생산성 앱들의 무료 vs 유료 기능 차이를 비교하고, 실제 사용에서 꼭 필요한 기능인지 아닌지를 판단해보겠습니다.
1. Notion – 유료 기능: 팀 협업과 히스토리 관리
| 기능 | 무료 | 유료 | 실사용 판단 |
|---|---|---|---|
| 페이지 수 제한 | 무제한 | 무제한 | 📌 무료로 충분 |
| 게스트 공유 | 최대 10명 | 무제한 | ⚠ 협업 중심일 땐 유료 필요 |
| 변경 히스토리 | 없음 | 90일 이내 기록 확인 가능 | ✔ 중요 업무에선 필요 |
결론: 개인 사용자는 무료로 충분, 팀 단위 문서 협업이라면 유료가 안정적
2. Trello – 유료 기능: 자동화 및 다중 파워업
| 기능 | 무료 | 유료 | 실사용 판단 |
|---|---|---|---|
| 보드 수 | 무제한 | 무제한 | 📌 무료로 충분 |
| 파워업(확장 기능) | 보드당 1개 제한 | 무제한 사용 | ⚠ 고급 사용자에겐 유료 필요 |
| 자동화 (Butler) | 제한적 사용 | 완전 자동화 가능 | ✔ 반복 업무 많다면 유료 추천 |
결론: 단순한 업무 관리엔 무료로 충분, 자동화·연동이 필요한 실무엔 유료 가치 있음
3. Canva – 유료 기능: 디자인 품질과 브랜드 유지
| 기능 | 무료 | 유료 | 실사용 판단 |
|---|---|---|---|
| 템플릿 | 기본 템플릿 | 프리미엄 포함 100만+ | ⚠ 콘텐츠 제작 빈도에 따라 |
| 배경 제거 | 불가 | 1클릭 제거 가능 | ✔ 콘텐츠 품질 중요시 필요 |
| 브랜드 키트 | 불가 | 로고·컬러·폰트 저장 가능 | ✔ 마케터·디자이너 필수 |
결론: 개인 SNS용 디자인은 무료로 충분, 브랜딩이나 마케팅은 유료로 가는 게 효율적
4. Slack – 유료 기능: 메시지 검색·통합 관리
| 기능 | 무료 | 유료 | 실사용 판단 |
|---|---|---|---|
| 메시지 검색 | 최근 90일 | 전체 기록 무제한 | ✔ 장기 팀 협업엔 필수 |
| 외부 앱 연동 | 10개 제한 | 무제한 연동 | ⚠ 다양한 앱 쓰면 유료 권장 |
| 화상회의/화면 공유 | 1:1만 가능 | 다자간 공유 및 고급 기능 | ✔ 원격 협업이면 유료 고려 |
결론: 소규모 단기 프로젝트는 무료로 가능, 장기적이고 깊이 있는 협업은 유료 전환이 효율적
요약 – 어떤 경우 유료가 '정말' 필요할까?
- ✔ 반복 업무, 자동화가 필요한 환경
- ✔ 협업 중 변경 이력·권한 관리가 중요한 조직
- ✔ 디자인 품질이나 브랜드 일관성이 중요한 콘텐츠 팀
- ✔ 메시지 검색, 파일 공유 등 지속적인 팀 커뮤니케이션이 필수일 때
반대로, 이런 경우는 무료도 충분합니다:
- 📎 개인 일정/작업 정리
- 📎 단발성 프로젝트
- 📎 1인 콘텐츠 제작(비정기)
마무리하며
업무툴의 유료 기능은 무조건 ‘필수’가 아닙니다. 하지만 반복성과 협업 강도가 높아질수록 그 효율이 분명하게 체감됩니다.
“불편함이 쌓일 때가 바로 유료 전환의 신호입니다.” 기능을 비교해보며, 나에게 진짜 필요한 기능만 현명하게 선택해 보세요!