노션(Notion)은 머릿속의 업무와 자료를 하나의 공간에 정리해 주는 올인원 워크스페이스입니다. 저는 개인 학습·업무 정리 단계에선 무료로 시작했고, 팀 프로젝트를 맡으며 유료 플랜(Plus)을 3개월간 결제해 사용했습니다. 이 글은 그 실사용 기록을 바탕으로, 어떤 상황에서 무료가 충분하며 언제 유료가 아깝지 않은지 정리한 후기입니다.
무료로 충분할 때
- 개인 위키/아카이브: 독서 노트, 강의 요약, 레시피, 프로젝트 회고 등 페이지 무제한으로 정리.
- 습관·루틴 트래킹: 체크박스/토글/데이터베이스로 간단한 추적 표 구성.
- 포트폴리오/간단 공개: 템플릿과 데이터베이스 뷰(갤러리/테이블)로 빠른 구성.
무료 플랜의 페이지·블록 무제한은 개인 사용자에겐 충분합니다. 불편했던 지점은 파일 업로드 5MB 제한과 버전 기록 부재 정도였는데, 혼자 쓰는 용도에서는 크게 문제 되지 않았습니다.
유료가 필요했던 때
1) 버전 기록과 복구
팀원이 실수로 표를 덮어쓴 사건이 있었습니다. 무료였다면 복구가 어려웠겠지만, 유료의 버전 기록(최대 90일) 덕분에 몇 초 만에 되돌렸습니다. 협업에선 일종의 보험 기능입니다.
2) 권한과 게스트 관리
외부 디자이너, 클라이언트에게 읽기 전용·댓글만 등 권한을 세분화해 공유했습니다. 무료의 단순 공유로는 보안과 실수를 막기 어려웠습니다.
3) 대용량 파일 업로드
디자인 산출물·스크린캐스트·자료집을 첨부할 때 무료의 5MB 제한은 실사용에 제약이 컸습니다. 유료 전환 후 파일 흐름이 매끄러워졌습니다.
무료 vs 유료 기능 비교표
| 기능 | 무료 | 유료 (Plus) |
|---|---|---|
| 페이지/블록 생성 | 무제한 | 무제한 |
| 파일 업로드 | 5MB 제한 | 대용량 지원 |
| 버전 기록/복구 | 없음 | 최대 90일 |
| 게스트/권한 | 기본 공유 | 무제한 게스트 + 세분화 권한 |
| 협업 도구 | 댓글/멘션 등 기본 | 워크플로우 운영에 적합 |
실패와 성공 사례 (3개월 기록)
실패: 무료로 팀 위키 운영
- 문서가 여러 사람 손을 거치며 누가 무엇을 바꿨는지 추적 불가
- 외부 파트너에게 실수로 편집 권한을 열어놓아 레이아웃 붕괴
- 첨부 사이즈 제한으로 자료가 외부 링크에 흩어져 관리 난항
성공: 유료로 권한·버전·파일 정리
- 역할별 권한(읽기/댓글/편집)로 실수·유출 리스크 감소
- 버전 복구로 “되돌릴 수 있다”는 심리적 안정 + 회의 시간 단축
- 디자인/영상/계약 초안 등 산출물을 한곳에 집약 관리
누가 무엇을 써야 하나? 선택 가이드
- 학생·개인 러너: 무료로 충분합니다. 공부 노트/루틴/포트폴리오에 최적.
- 프리랜서 1인: 무료 시작 → 대용량 파일·클라이언트 권한 문제가 생기면 유료 전환.
- 팀·조직: 바로 유료 추천. 버전 복구·권한·파일 관리가 시간·실수·분쟁 비용을 확 줄입니다.
전환 전 체크리스트
- 외부 공유 링크만으로 권한 통제가 충분한가?
- 최근 3개월 내 “되돌리기”가 필요했던 적이 있는가?
- 첨부 파일이 5MB를 자주 넘는가?
- 보안·감사 대응(누가 무엇을 수정했는지)이 필요한가?
위 항목 중 2개 이상에 해당한다면 유료 전환을 권장합니다.
FAQ
Q. 무료로도 협업이 가능한가요?
A. 가능합니다. 다만 권한 세분화, 무제한 게스트, 버전 복구 등은 유료가 훨씬 강력합니다.
Q. 개인 사용자에게 유료가 필요한 순간은?
A. 파일 제한 때문에 흐름이 끊기거나, 중요한 기록을 ‘되돌리기’ 해야 하는 일이 늘어날 때입니다.
마무리
개인용이라면 무료로 충분합니다. 그러나 협업·버전 복구·대용량 파일이 얽히는 순간 유료는 ‘아깝지 않은 비용’이 됩니다. 결국 기준은 단순합니다: 혼자 쓰는가, 함께 쓰는가.