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구독료를 쓰지 않고도 프로젝트를 끝낼 수 있을까?라는 질문에서 시작했습니다. 조건은 단순합니다. ① 비용 0원, ② 팀 기본 협업 가능, ③ 일정/작업/지식이 흩어지지 않을 것. 이 기준에서 트렐로·노션·구글 캘린더 조합이 가장 가볍고, 팀원 온보딩이 쉬웠습니다.
역할 분담: 각 툴의 열할
| 툴 | 핵심 역할 | 사용 규칙(간단 요약) |
|---|---|---|
| 트렐로 | 칸반 보드로 작업의 현재 상태를 보여줌 | 1카드=1작업, 라벨=우선순위/영역, 마감일 필수, 담당자 1명 |
| 노션 | 요구사항, 회의록, 의사결정, 산출물 링크 등 지식 저장소 | 페이지 제목은 명사형, 하위에 결정·근거·링크 구조화 |
| 구글 캘린더 | 언제 할지 결정하는 타임블록·회의·데드라인 리마인드 | 업무/개인 캘린더 분리, 버퍼(15~30분) 포함, 반복 일정 활용 |
핵심은 중복 기록을 만들지 않는 것입니다. “무엇을/왜”는 노션, “지금/다음”은 트렐로, “언제”는 구글 캘린더에만 기록합니다.
초기 설정: 보드·DB·캘린더
① 트렐로 보드
- 리스트: Backlog → Ready → In Progress → Review → Done
- 라벨: 긴급/높음/보통, 기능/버그/디자인 등 용도별
- 카드 템플릿: [사용자 스토리] As a… I want… so that… / 체크리스트(수락 기준)
② 노션 데이터베이스
- DB: 요구사항(상태/우선순위/링크), 결정 로그(회의/결정/근거/담당)
- 문서 템플릿: 배경 → 요구사항 → 옵션 비교 → 결정 → 영향/리스크
- 프로젝트 홈: 보드/DB/캘린더 링크 한 화면에 집계
③ 구글 캘린더
- 캘린더 분리: 업무 / 개인 / 팀 공유
- 타임블록 규칙: 회의 전후 15분 버퍼, 집중 작업은 최소 90분
- 알림: 데드라인 -1일/-2시간 두 단계
운영법: 4주 스프린트 루틴
스프린트 주기
- 월: 스프린트 기획(Backlog → Ready 선정, 용량 산정)
- 화~목: 실행(데일리 10분 스탠드업, 블로커 즉시 기록)
- 금: 리뷰/회고(Review → Done 이동, 결정 로그 정리)
카드 수명 주기(SOP)
- Backlog 등록 — 노션 요구사항 링크 첨부
- Ready 이동 — 수락 기준 체크리스트 확정
- In Progress — 담당자 1명, 마감일 지정, 캘린더 타임블록 생성
- Review — 결과 스크린샷/링크 첨부, 검토자 지정
- Done — 노션 결정 로그에 배포/변경 기록
회의 최소화 원칙
- 노션 문서에 비동기 의견 우선 수집 → 쟁점만 짧게 회의
- 트렐로 코멘트로 Q&A 기록 → 나중에 결정 로그와 연결
운영 팁: 1카드=1결과물 원칙을 지키면 검토/배포가 빨라지고, 재작업이 줄어듭니다.
연동: iCal/링크로 최소한의 동기화
- 트렐로 ↔ 구글 캘린더: 보드의 캘린더(파워업/설정 기준 상이)에 iCal 링크가 제공되는 경우, 구글 캘린더에서 “URL로 추가”로 구독 → 카드 마감일이 일정으로 표시됩니다. (플랜·보드 설정에 따라 제공/제한이 다를 수 있음)
- 노션 ↔ 구글 캘린더: 공식 양방향 동기화는 제한적이므로, 회의 링크/문서 링크를 캘린더 초대에 첨부하는 방식으로 관리
- 트렐로 ↔ 노션: 카드 URL을 노션 DB 속성으로 저장, 노션에서 ‘보드/카드 링크’ 뷰 제공
무료 스택에서는 “완전 자동화”보다 핵심 링크를 일관되게 남기는 최소 연결이 유지 보수에 유리합니다.
한계와 해결책(무료 플랜 기준)
| 한계 | 영향 | 대응 |
|---|---|---|
| 권한 세분화/감사 로그의 제약 | 오편집·삭제 위험, 외부 공유 불안 | 읽기 전용 링크 우선, 편집자는 최소 인원으로, 결정 로그 별도 관리 |
| 대용량 파일 관리 어려움 | 산출물 분산, 링크 깨짐 | 클라우드 저장소 링크를 표준화(폴더 규칙), 최종본만 링크 |
| 자동화/리마인드 규모 제한 | 마감 누락, 반복 작업 증가 | 구글 캘린더 다중 알림, 주간 ‘리마인드 점검’ 타임블록 |
주의: 툴별 무료/유료 기능 범위는 수시로 바뀔 수 있습니다. 팀 정책·보안 요구사항에 따라 테스트 후 도입하세요.
업그레이드 판단 체크리스트
- 외부 파트너/클라이언트에게 세분화된 권한이 필요한가?
- 최근 1~2개월 내 되돌리기/버전 복구가 필요했던 적이 있는가?
- 파일 첨부가 자주 대용량인가?
- 자동화(반복 생성/상태 이동/리마인더)가 대규모로 필요해졌는가?
위 항목 중 2개 이상이면 유료 전환을 검토하세요. 비용보다 리스크/시간이 더 큽니다.
마무리 & 템플릿 다운로드 안내
한 달 실험 결과, 작업 진행(트렐로)·지식/결정(노션)·일정/집중(구글 캘린더)로 역할을 분리하면 무료만으로도 스프린트를 안정적으로 굴릴 수 있었습니다. 다만 팀 외부와의 협업, 버전 복구, 대용량 파일, 대규모 자동화가 얽히는 순간부터는 유료가 시간을 사는 선택이 됩니다.
템플릿 세트:
- Trello 보드(리스트/라벨/체크리스트) 템플릿
- Notion 결정 로그/요구사항 DB 템플릿
- Google Calendar 타임블록 프리셋(가이드)
요청하시면 공개 링크로 제공해 드립니다. 댓글로 남겨주세요!
FAQ
Q. 무료만으로 버그/QA도 관리 가능한가요?
A. 가능은 합니다. 트렐로 라벨을 Bug/Hotfix로, 체크리스트를 재현 절차/결과로 쓰면 됩니다. 다만 규모가 커지면 이슈 트래커 전문 툴이 효율적입니다.
Q. 문서·산출물이 여기저기 흩어지지 않게 하려면?
A. ‘최종본은 노션 결정 로그에서만 링크’ 규칙을 팀 표준으로 두세요. 다른 곳에는 원본 링크를 달지 않습니다.
Q. 회의가 너무 많아져요.
A. 노션 문서에 사전 비동기 의견을 모은 뒤, 결정 필요한 항목만 회의로 승격하세요. 25분 타임박스, 끝나면 즉시 결정 로그 업데이트.