이 글을 시작하며
하나의 협업툴만 꾸준히 쓰는 팀도 있지만, 저희 팀은 조금 달랐습니다. 여러 앱을 직접 써보고 비교하면서 “우리 팀에 딱 맞는 툴은 뭘까?”를 찾고 싶었던 거죠. 그래서 프로젝트마다 Notion, Trello, Asana, ClickUp, Slack을 번갈아 사용했습니다. 단순한 기능 비교가 아니라, 실제 프로젝트 속에서 어떤 차이가 피부로 느껴지는지 경험할 수 있었던 셈입니다. 솔직히 말하면, 시행착오도 많았지만 그 과정에서 배운 게 정말 컸습니다.
1. Notion – 문서 관리엔 최고지만 태스크는 헷갈렸다
처음 사용한 건 Notion이었습니다. 기획자 입장에서는 거의 천국 같았죠. 아이디어 정리, 데이터베이스, 프로젝트 기획서까지 “모든 걸 한 곳에 모은다”는 철학에 맞게 깔끔하게 정리할 수 있었으니까요. 다만 문제는 태스크 관리였습니다. 팀원들이 간단한 카드 이동 방식에 익숙했는데, Notion은 데이터베이스 기반이라 오히려 복잡하게 느껴졌습니다.
회의 중에 누군가는 “이건 어디에 들어갔지?” 하며 버벅거리고, 누군가는 체크박스를 놓쳐서 일이 밀리기도 했습니다. 저 개인적으로는 만족스러웠지만, 팀 전체가 쓰기에는 적응 비용이 큰 툴이라는 걸 깨달았습니다.
2. Trello – 직관적이라 좋지만, 프로젝트가 커지면 힘들다
Trello는 팀원 모두가 가장 빨리 익숙해진 앱이었습니다. 칸반 보드에 카드만 끌어다 놓으면 되니까요. 눈에 보이는 직관성이 큰 장점이었습니다. “아, 지금 이 업무가 어디까지 진행됐구나”를 누구나 바로 알 수 있었죠.
하지만 프로젝트가 커지면서 한계가 드러났습니다. 라벨과 필터만으로는 관리가 부족했고, 자동화 기능이 제한적이라 수작업이 많아졌습니다. 여러 프로젝트를 동시에 진행할 때는 보드 간 연결이 되지 않아 불편했습니다. 결국 “작고 단순한 프로젝트에는 Trello가 최고, 그러나 복잡한 협업에는 부족하다”는 결론을 내렸습니다.
3. Asana – 체계적인 프로젝트 관리의 교과서
Trello의 한계를 보완하기 위해 Asana를 도입했습니다. Asana는 확실히 체계적인 프로젝트 관리에 강했습니다. 업무를 담당자에게 배정하고, 마감일을 정하며, 타임라인(간트 차트)으로 프로젝트 전체 흐름을 볼 수 있었습니다. 특히 마케팅 캠페인처럼 “이 일이 끝나야 저 일이 시작된다”는 구조에는 정말 잘 맞았습니다.
하지만 단점도 있었습니다. UI가 복잡해 새 팀원이 들어올 때마다 적응 시간이 필요했고, 무료 버전은 고급 기능이 제한적이라 “체험판 같다”는 인상이 강했습니다. 저는 Asana 덕분에 업무 관리의 중요성을 느꼈지만, 동시에 “무료로는 한계가 명확하다”는 사실도 배웠습니다.
4. ClickUp – 기능은 최강, 하지만 배우기 힘들다
ClickUp은 처음엔 “와, 이거 하나면 다 되네!”라는 감탄이 나왔습니다. 문서, 태스크, 채팅, 자동화까지 모든 기능을 한 앱에서 다 할 수 있었으니까요. 특히 자동화와 커스터마이징은 정말 강력했습니다. 저희 팀만의 워크플로우를 맞춤형으로 만들 수 있었죠.
그러나 문제는 “기능이 너무 많다”는 점이었습니다. 팀원들이 오히려 혼란스러워했고, “이건 어디서 해야 해?”라는 질문이 계속 나왔습니다. 결국 학습 비용이 너무 커서, 단기간 프로젝트에는 적합하지 않다는 결론을 내렸습니다.
5. Slack – 소통은 최고지만, 기록은 사라졌다
Slack은 빠른 소통 면에서 압도적이었습니다. 채널별 대화, 멘션, 다양한 봇 연동까지 다 만족스러웠습니다. 팀 분위기도 Slack 덕분에 훨씬 활기차졌습니다.
하지만 무료 버전에서는 90일 이후 대화가 사라진다는 치명적인 문제가 있었습니다. 장기 프로젝트에서는 중요한 대화가 다 날아가 버리니 결국 별도의 기록이 필요했죠. 그래서 Slack은 단기 프로젝트나 소통 위주의 팀에는 좋지만, 장기 기록 관리에는 한계가 있었습니다.
팀원들의 반응과 결론
흥미로웠던 건, 팀원들마다 선호가 달랐다는 점입니다. 기획자는 Notion을 좋아했고, 개발자는 Trello나 Asana를, 디자이너는 ClickUp의 확장성을, 마케터는 Slack을 선호했습니다. 결국 “완벽한 툴은 없다”는 교훈을 얻었습니다. 팀의 성격과 프로젝트의 성격에 따라 최적의 툴이 달라진다는 것이죠.
제가 얻은 교훈
- 단순 프로젝트 → Trello
- 문서와 지식 관리 중심 → Notion
- 일정과 마감일 관리 → Asana
- 자동화와 확장성 → ClickUp
- 실시간 소통 → Slack
결국 가장 중요한 건 앱 자체가 아니라 팀의 작업 방식이었습니다. 툴은 도구일 뿐이고, 팀이 합의한 방식에 맞춰 선택했을 때 진짜 효율이 나온다는 걸 몸으로 배웠습니다.
마무리
여러 앱을 번갈아 써본 경험은 솔직히 비용과 시간이 많이 들었습니다. 하지만 덕분에 우리 팀에 맞는 협업 방식을 찾을 수 있었고, 새로운 프로젝트를 시작할 때는 처음엔 무료로 가볍게 시작하되, 효율이 떨어진다고 느껴지는 순간 바로 유료 전환을 고려하는 것이 가장 합리적이라는 확신을 얻었습니다. 이 글이 협업툴 선택을 고민하는 분들께 작은 도움이 되길 바랍니다.
Q&A
Q. 팀마다 다른 협업툴을 써야 할까요?
A. 꼭 그렇진 않습니다. 다만 팀의 성격과 프로젝트 성격이 다르다면, 한 가지 툴로 억지로 맞추기보다 적절히 섞어 쓰는 것도 방법입니다.
Q. 무료 버전만으로 충분할까요?
A. 단기적이거나 소규모 프로젝트라면 충분합니다. 하지만 장기 프로젝트나 팀 규모가 커지면 유료 전환이 거의 필수입니다.
Q. 한 번에 모든 툴을 유료로 바꾸는 게 좋을까요?
A. 꼭 그렇진 않습니다. 가장 필요한 툴부터 단계적으로 유료 전환을 하는 것이 현실적입니다.